Un crecimiento significativo requiere seguimiento de costos, trazabilidad y escalabilidad

Fundada en 1988, Hastreiter Industries, con sede en Marshfield, Wisconsin, trabajó desapercibida hasta 2018, cuando saltó a la luz pública al ganar el premio Top Shops de Modern Machine Shop en la categoría de Recursos Humanos, así como un puesto destacado en la portada de la revista.

Sin embargo, el camino de pequeño taller a Top Shop no fue cuestión de soplar y hacer botellas. Un programa de expansión requería una modernización de los sistemas de gestión empresarial y de recursos, desarrollados orgánicamente y con alta confiabilidad. La plataforma ERP (Enterprise Resource Planning, por su sigla en inglés) de RealTrac le ha permitido a la compañía alcanzar sus objetivos y tener un impacto en la comunidad en general.

Una empresa socialmente consciente

Durante 28 años, Hastreiter se centró en el torneado CNC con unas pequeñas capacidades de fresado como soporte. Los propietarios, Ken y Sondra Hastreiter, querían usar su negocio para tener un impacto en la sociedad, lo que los llevó en 2013 a comenzar a donar el 50% de las ganancias netas de la compañía cada año.

Con el propósito de tener un impacto más allá de la filantropía misma, desarrollaron un plan para establecer una organización sin fines de lucro diseñada para guiar a personas provenientes de entornos complicados. Esta organización sin fines de lucro brindaría capacitación en habilidades interpersonales y para la vida, y el taller se usaría para enseñar a los participantes una habilidad comercial, lo que les permitiría mantenerse por su cuenta tanto personal como económicamente.

El problema era que Hastreiter Industries era demasiado pequeña para proporcionar suficiente trabajo y capacidad de capacitación para hacer realidad este plan. Cuando los hijos de Ken y Sondra se unieron a la compañía, en 2016, se determinó un camino a seguir.

El trabajo de cinco ejes brinda la oportunidad de adoptar un sistema ERP

Una revisión interna mostró que, si bien las máquinas CNC de Hastreiter eran lo suficientemente avanzadas, la empresa carecía de software. El taller tenía un sólido rendimiento contable y de planta, pero sus procesos no eran escalables para el crecimiento. La forma en que esta pequeña empresa funcionaba de forma natural y simple no cumplía con los requisitos que necesitaría para funcionar con éxito como una empresa más grande. Hastreiter necesitaba crear nuevos sistemas para manejar la expansión sin perder rendimiento debido a la mayor complejidad en las operaciones comerciales.

A finales de 2016, el crecimiento se produjo cuando el taller volvió a ingresar al mercado aeroespacial a través del fresado en cinco ejes. Tan potente y eficiente como el mecanizado de cinco ejes, Hastreiter se dio cuenta de que necesitaba un método igualmente capaz de hacer seguimiento al rendimiento y mantener la evolución de su proceso.

Hastreiter Industries comenzó una evaluación en profundidad de ocho sistemas ERP diferentes. Algunos de los criterios que Hastreiter tenía para su sistema ERP incluían la capacidad de:

• Hacer un seguimiento de los tiempos y los costos de los trabajos individuales de manera eficiente
• Sentar las bases para obtener las certificaciones ISO 9001 y AS9100
• Obtener visibilidad completa de los datos y el estado del taller en vivo

Hastreiter se decidió por RealTrac, implementándolo a partir de 2017. Atrás quedaron los días de la pluma, el papel y las hojas de cálculo cuando la compañía comenzó a formalizar su sistema de cotizaciones a través del nuevo software. Una vez que se obtenía un trabajo, iría directamente de la cotización al taller, donde los operarios entraban y salían de cada operación. Hastreiter pudo utilizar RealTrac para rastrear el valor, analizando cada trabajo individualmente, al saltar al mecanizado de cinco ejes. El sistema RealTrac proporcionó buenos datos, un componente crítico para tomar decisiones, razón por la cual se imprimía y analizaba un resumen general de costos después de cada trabajo, dice la compañía.

Satisfacer las necesidades de información de operarios y gerentes

Como taller de trabajos que produce piezas mecanizadas de volumen bajo a medio, un trabajo puede tomarle a Hastreiter dos horas o unas pocas semanas en terminarse. Antes del RealTrac, la compañía no tenía forma de rastrear y comparar eficientemente el tiempo real de producción versus la cantidad de tiempo cotizado. Además, cuando las operaciones tardan tan solo unos minutos en completarse, hacer que un operario tome más de unos segundos para ingresar datos sería demasiado costoso. El cliente de ShopToror de RealTrac, al que el personal del taller denomina “automóvil azul” debido a su ícono, no ha tenido problemas para mantenerse al día con los operarios de Hastreiter, informa la compañía.

Aunque hace tres años carecía de software CAM y ERP, las rápidas actualizaciones de Hastreiter, incluida la adopción del software RealTrac ERP, han ayudado a catapultar la compañía al nivel de sofisticación necesario para el crecimiento.

El cliente Shopfloor no es solo para operarios. También proporciona visibilidad en vivo del taller para los gerentes de Hastreiter. “Cuando Hasteiter era más pequeño, todo el mundo sabía dónde estaba todo en un momento dado”, dice el vicepresidente Kylan Hastreiter”. Ese ya no es el caso, ya que hemos agregado una segunda instalación y mucha más gente”.

La pantalla RealTrac Shopfloor muestra el nombre de cada operarios y programador, en qué trabajo están realizando actualmente, así como los estados de trabajo codificados por colores para una rápida digestión de la información. Principalmente, esto proporciona la capacidad de dar retroalimentación a los operarios sobre su desempeño personal.

Anteriormente, los operarios no tenían retroalimentación en vivo sobre el tiempo objetivo por operación. El uso de RealTrac también les ha proporcionado a los operarios tiempos estimados en el enrutador del trabajo, incluidos los tiempos de programación, configuración y operación. Hastreiter considera que esta es una herramienta importante que se combina bien con la estructura relativamente descentralizada de la empresa. Esto equipa a los operarios con tanta información y tantas herramientas como sea posible para permitirles trabajar de forma independiente.

Hastreiter Industries no tenía un enrutador formal antes del RealTrac. Los operarios recibían impresiones que incluían la orden de compra y el número de línea, la cantidad, el material y los requisitos de acabado. El hecho de que la compañía tuviera un equipo pequeño y experimentado que realizaba trabajos de repetición de bajo volumen, significaba que los operarios simplemente aprendían de memoria todas las operaciones. Sin embargo, era obvio que esto tenía que cambiar a medida que Hastreiter agregaba nuevos clientes y empleados. Los cambios que RealTrac le ha permitido han ayudado a optimizar la comunicación, reduciendo así los dolores del crecimiento.

Un sistema formal no tiene que ser rígido

En poco tiempo, el RealTrac se implementó en otras áreas de la empresa, como el inventario y el seguimiento de materiales, como resultado de la formalización de docenas de procesos. Cuanto más grande se hace una empresa, más formales deben ser sus procesos. Pero aunque el estereotipo es que cuanto más se formaliza una estructura, más rígido se vuelve el sistema, ese no ha sido el caso con Hastreiter.

“Lo más bonito es que, si bien lo estamos adoptando al 100%, nos da el soporte en contraprestación”, dice Kylan Hastreiter. “No tenemos que esforzarnos para ajustarnos a él; es un sistema muy fácil de usar”.

Con Realtrac como su sistema comercial, Hastreiter ha más que cuadruplicado su personal desde 2016, ha aumentado sus capacidades en asociación con Okuma y Morris Midwest y, recientemente, se ha actualizado a una planta de 3,900 metros cuadrados. Se dice que la implementación ha supuesto un esfuerzo mínimo, lo que le permite a la compañía crecer a su propio ritmo con sistemas escalables. Hastreiter también recibirá sus certificaciones ISO 9001 y AS9100. Con el respaldo de un sistema confiable de administración de talleres, Hastreiter Industries se ha equipado bien para el crecimiento continuo necesario con el fin de alcanzar sus objetivos de impactar a su comunidad.

Compañía: Hastreiter Industries. Problema: El crecimiento y las metas en capacitación estaban obstaculizadas por la falta de una estructura ERP. Resultados: Crecimiento sin sacrificar la flexibilidad y el estilo de operación descentralizado.