Sistema ERP le permite a fabricante de engranes lograr la agilidad que necesitaba

 

Durante años, Gear Motions administró su negocio con un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) que no tenía la capacidad de rastrear datos en tiempo real. Se basaba en los usuarios para ingresar manualmente los datos con el fin de actualizar el sistema. Debido a esto, los cambios en los horarios o las entregas de los proveedores podrían inutilizarlo. Sin información en tiempo real sobre el stock y la disponibilidad de espacio en la máquina, la capacidad de la compañía para cotizar con precisión a los clientes potenciales sufrió en un momento en que las demandas de los clientes aumentaban.

Tres divisiones comprenden Gear Motions en el oeste de Nueva York, que distribuye sus productos en el país y en el extranjero. Los servicios de la empresa incluyen rectificado y corte de engranes; torneado; fresado y taladrado; brochado y chaveteado; rectificado de diámetros interiores (ID) y diámetros exteriores (OD); bruñido de diámetros interiores (ID); e inspección. Puede fabricar engranes que van desde una fracción de pulgada hasta 6 pies de diámetro.

Según Dan Bartelli, gerente de la planta, se ha vuelto cada vez más difícil programar y costear eso debido a que los clientes quieren obtener sus productos más rápido de lo que solían hacerlo. Los trabajos que solían tardar entre ocho y diez semanas en completarse ahora se esperan en tres o cinco semanas, agrega.

La crisis del tiempo proporcionó un desafío importante para el negocio. Reducir el tiempo de mecanizado a la mitad significaba que las demoras del proveedor y la programación de la máquina podrían afectar significativamente su capacidad para satisfacer los requerimientos de los clientes.

Haciendo que la información sea accesible

Para remediar esto, Gear Motions recurrió al sistema ERP de Global Shop Solutions, que podía brindar información precisa y actualizada sobre todos los aspectos del funcionamiento de la empresa. De acuerdo con el gerente de materiales, Dan Sierotnik, “la información de los proveedores se actualiza automáticamente y reúne información de diferentes partes de la compañía para hacer que la programación sea más intuitiva”.

Varios módulos comprenden el software para proporcionar información detallada sobre el taller, incluidos los trabajos en curso, quién está conectado a una máquina, en qué orden está trabajando un usuario y qué tan avanzado está un trabajo. Según Suzanne Waters, directora de tecnología de contabilidad e información, el sistema ERP ayuda a que el producto salga más rápido al brindar una visión más global del taller. “También nos ayuda a ordenar y comprar materiales de manera más eficiente al mostrar lo que tenemos en el inventario, cuánto necesitamos pedir y los plazos de entrega para comprar esos materiales”, dice ella. Además, como producto modular, el taller solo necesita implementar los módulos que se ajustan específicamente a sus necesidades.

Uno de los mayores atractivos para Gear Motions fue el módulo de Planificación y Programación Avanzada (APS), que ayuda a programar los trabajos. “La programación con APS nos permite ejecutar de manera más efectiva porque brinda una visión detallada de una pieza de trabajo, el departamento y toda la perspectiva del taller”, dice Bartelli. “Proporciona muchas formas diferentes de desglosar los datos, para que podamos saber qué debemos hacer y cuando debemos hacerlo para cumplir con los plazos de envío más ajustados”. Esto le brinda a la compañía mejor información para la planificación a corto y largo plazo.

Bartelli dice que se siente confiado en la precisión de los datos y los utiliza para hacer los ajustes necesarios para cumplir con los plazos de los clientes. “El sistema actualiza automáticamente los datos cada cinco minutos, para que podamos ver exactamente lo que está sucediendo en el taller en tiempo real”, dice. “Esto nos permite actuar en el momento, en lugar de ver un informe un mes después y decir que deberíamos haber hecho algo diferente”.

El módulo de oferta y demanda también ha demostrado ser útil. Le permite al usuario reunir numerosos datos en una sola pantalla, incluidos el historial de órdenes de trabajo, ventas y compras. Al reunir estos datos en un formato fácil de entender, el sistema le permite a Gear Motions ser más preciso en cuanto a costos y cotizaciones. “Nos da un proceso de control de calidad muy eficiente para asegurarnos de que hicimos las cosas bien y corregir las cosas cuando no lo hicimos”, la Sra. Waters.

Reforzando la cultura empresarial

La compañía utiliza el software ERP para crear informes personalizados tipo Crystal. Uno de estos informes realiza un seguimiento diario de la producción de los operarios de máquinas, proporcionando una herramienta de retroalimentación poderosa para mejorar el rendimiento y la responsabilidad. Según la Sra. Waters, la compañía imprime una copia de este informe y se lo entrega a todos los operarios de máquinas cada día. El informe muestra en qué trabajos se ocuparon el día anterior, cuándo empezaron y cuándo terminaron, cuántas piezas terminaron o desecharon, etc. También identifica el tiempo de configuración, el tiempo indirecto y si olvidaron iniciar o cerrar sesión en una secuencia particular, dice ella.

Sin embargo, la compañía afirma que no utiliza los informes de forma punitiva. No es una herramienta para espiar, sino para ayudar a los operarios a revisar su trabajo y hacer correcciones. “El informe les da a los operarios la capacidad de validar sus aportes del día anterior y hacer ajustes cuando sea necesario”, dice Bartelli. “También les gusta ver cómo su rendimiento se compara con el estándar de ingeniería”. La compañía trabajó arduamente para crear una cultura de retroalimentación y comunicación abierta. Proporcionar datos de rendimiento fiables, sin juzgar, es parte de mantener esa cultura.