Taller con máquinas CNC registra sus conversaciones

Si desea saber qué tan bien le está yendo a un taller de mecanizado en la comunicación, hable con las personas que hacen los estimados y las cotizaciones. Aunque cada función en un taller requiere el intercambio de información oportuna y confiable, los procesos de cotización y proyectos dependen especialmente de obtener toda la información correcta de las fuentes correctas en el momento correcto. No se puede preparar una cotización rápida y precisa sin el aporte de otros con conocimientos críticos sobre los procesos de mecanizado, consideraciones de las herramientas de corte, opciones de fijación y sujeción del trabajo, estrategias de programación CNC y el trabajo de otros colaboradores internos. Incluso para los preparadores de presupuestos más expertos y experimentados, el desafío de recopilar y procesar información puede ser difícil.

Esta era la situación en C&M Precision Tech, un proveedor de mecanizado, torneado CNC, mecanizado de tipo suizo y otros servicios de mecanizado de precisión. Ubicada en Hudson, Nuevo Hampshire, C&M tiene clientes en una variedad de industrias: aeroespacial, defensa, médica y electrónica, por nombrar algunas, y todas tienen en común el requisito de componentes de alta precisión, especialmente partes redondas de hasta 100 mm de diámetro y 2.74 metros de largo.

Dan Villemaire, presidente y propietario de C&M, dice que pondría a su equipo de cotización y proyectos frente a cualquier compañía de la industria. Sin embargo, incluso con esta confianza, reconoció que las cotizaciones y las proyecciones a menudo eran más arte que ciencia, principalmente porque los procesos implican una gran cantidad de detalles sobre factores como las capacidades de la máquina en constante cambio, herramientas de corte mejoradas, avances en las características del material, actualizaciones del software de programación, cambios en las consideraciones normativas y ambientales, e incluso los diferentes niveles de habilidad de especialistas y técnicos en el taller.

También todos fueron conscientes de que el éxito de los esfuerzos del taller para mantener el liderazgo en el campo de la manufactura de partes de alta precisión podría probarse y juzgarse por lo bien que se pudieran hacer las proyecciones y cotizaciones. La sensación general era que, si la empresa sobresalía en las funciones de cotización y proyectos, esto reflejaba una excelencia general en lo bien que todos en el taller se comunicaban, colaboraban y mantenían un compromiso con la satisfacción del cliente.

Por esta razón, C&M había estado revisando minuciosamente sus herramientas y procedimientos de cotización y proyección. “Es fácil suponer que esta es un área con la que todos los talleres luchan y que todos estamos en el mismo barco, por lo que aceptar el statu quo es la norma”, dice Gene Fantozzi, el especialista líder en cotizaciones del taller.

Este pensamiento pronto empezó a cambiar cuando el taller comenzó a hablar con recién llegados del campo del software de cotización. El desarrollador del sistema que más los impresionó fue Paperless Parts, una compañía que ingresó a este campo en 2017 con características de software que, como C&M pudo ver, se basaron en nuevos conocimientos sobre los procesos de cotización y proyección. C&M comenzó a implementar este sistema en febrero de 2019 y, actualmente, utiliza todas las funciones del software.

“A C&M realmente le gustó nuestro software”, dice Jason Ray, presidente y cofundador de Paperless Parts, “pero nos respondían con este mensaje constante: ‘Lo que realmente necesitamos ahora son mejores herramientas de comunicación’”. Los usuarios de C&M le podrían mostrar al equipo de desarrollo de Paperless Parts muchos casos en los que las deficiencias en la comunicación en el taller eran un problema de raíz.

“Claro, estaban generando cotizaciones más completas, más oportunas y flexibles con nuestro sistema, pero el desafío de obtener la información correcta de las personas correctas en el momento adecuado todavía era una lucha”, explica Ray.

En respuesta a la insistencia de C&M, los desarrolladores de Paperless Parts tuvieron la tarea de desarrollar un nuevo conjunto de herramientas de comunicación de software que no solo complementara su sistema de proyección existente, sino que también hiciera más efectiva la comunicación general del taller. Llamado “Collaboration”, este conjunto de herramientas de comunicación se adoptó rápidamente en C&M, hasta que se convirtió en una especie de sitio de prueba beta para el nuevo software.

Compromiso y contexto

Una empresa familiar en el negocio por más de 40 años, C&M tiene una larga historia en los desafíos de las cotizaciones precisas y las comunicaciones fluidas en el taller. “Mi padre y mi abuelo comenzaron el taller con un socio en 1979. Era el típico taller de máquinas de tornillo con máquinas Brown & Sharpe operadas por levas. Mi padre, Paul Villemaire, era el patriarca de la operación, mientras que mi abuelo, Sam Cole, dirigía el taller, y el amigo del Cuerpo de Infantería de Marina de mi padre, Roger Martin, dirigía la oficina, de ahí que la compañía se llamara C&M por Cole y Martin”, dice Dan Villemaire. Dan se unió a la compañía en 2006 como la tercera generación en el equipo directivo.

Este desarrollo marcó varios puntos de inflexión para Villemaire, su padre y la compañía. Un año antes, Paul Villemaire se enfrentaba a una grave crisis de salud que dejó en la incertidumbre su participación a tiempo completo en la empresa. En ese momento, su hijo ingresaba a su último año en la universidad como estudiante de finanzas. En una encrucijada, tanto en su educación como en la elección de carreras, el joven Dan Villemaire optó por cambiar el énfasis de sus estudios a la gerencia de operaciones y comprometerse con el futuro del negocio familiar.

Él cita una serie de factores que reafirmaron la decisión de ese momento. Por un lado, C&M había mantenido una política de renovación de sus recursos de manufactura para mantenerse al día con la tecnología de mecanizado. Por ejemplo, el taller comenzó a cambiar de máquinas operadas por levas a máquinas CNC en la década de 1990. Ahora opera cerca de 75 tornos CNC tipo suizo de Star, Citizen y Tsugami. Estos se complementan con grandes centros de torneado CNC de Miyano, Eurotech y Hardinge.

Otro factor fue el legado de gestión responsable de la compañía, que, según Villemaire, se caracteriza por un compromiso de servir a los clientes con una calidad superior y entrega a tiempo, un compromiso con el trabajo en equipo y la apertura entre los empleados, y un compromiso de apoyar a la comunidad. Además, llevar adelante la tradición de propiedad y gestión familiar era importante para Dan Villemaire.

Durante los últimos 14 años, la compañía ha implementado una serie de estrategias de gestión vitales, como la manufactura lean, la creación de redes de taller para el control numérico directo y el reporte automatizado de datos a un sistema ERP, y un sistema de recolección de datos de la máquina para monitoreo y mejora continua (todo mientras fortalece sus valores de apoyo a las personas del negocio y su participación comunitaria).

El progreso de estas iniciativas y un resumen de los beneficios está bien documentado en este artículo que apareció en nuestra publicación hermana Production Machining. Es en el contexto de este entorno digital emergente que los últimos avances del taller en cotizaciones de trabajo simplificadas y comunicación en el taller adquieren su importancia y valor.

Rápido y preciso

Una de las lecciones más importantes que Villemaire dice que aprendió de la manufactura lean es que casi cualquier proceso o procedimiento puede analizarse para encontrar desperdicio, especialmente el desperdicio de tiempo. “Debido a que estábamos cada vez más conscientes de que las cotizaciones eran un cuello de botella, comenzamos a analizar lo que estaba sucediendo entre el momento en que recibíamos una solicitud de presupuesto y el momento en que se realizaba un pedido”, recuerda Villemaire. En este análisis, trabajaron estrechamente con él Fantozzi y Rick McQuaide, quienes lideran conjuntamente el equipo de cotizaciones en C&M y tienen juntos más de 40 años de experiencia en cotización.

Una herramienta útil en este análisis fue un mapa de flujo de valor, una técnica de manufactura lean que ilustra el flujo de partes a través de máquinas y procesos para identificar cuellos de botella. En lugar de rastrear partes, se creó un mapa de flujo de valor que observaba los pasos necesarios para completar una cotización. De inmediato, este análisis impresionó a Fantozzi. Como señaló, la cotización generalmente implicaba demasiados pasos, tanto literal como figurativamente.

“A menudo, la forma más rápida de mover una cotización era hacer numerosas caminatas a diferentes fuentes de expertos para obtener información esencial. Me dirigía al escritorio de un ingeniero de procesos, al cubículo de un programador, al operador de máquina, a la persona encargada de la instalación o al empleado del cuarto de herramientas. Era una larga caminata y no todas las visitas valían la pena”, dice.

Dos hechos destacaron claramente de este análisis, como él recuerda. Uno, tomar demasiado tiempo en una cotización le estaba robando al taller un tiempo de entrega precioso si se aceptaba la cotización. Dos, la única forma de reducir el desperdicio involucrado cuando no se aceptaba una cotización era reducir el tiempo de cotización. “Más cotizaciones en menos tiempo se convirtieron en la estrategia aparente para avanzar en el cuello de botella de las cotizaciones. El resultado sería un aumento neto en los trabajos que llegaban al taller”, dice.

Como sucedió, las cosas estaban llegando a un punto crítico a principios de 2019. Villemaire acababa de enterarse de Paperless Parts y su sistema de cotizaciones a través de un asesor local de manufactura a quien seguía en las redes sociales. Esa sugerencia llevó a una invitación para que la compañía hiciera una demostración de su software de cotización, una demostración que fue recibida positivamente. C&M decidió hacerse cliente. En mayo, el taller estaba usando el sistema para emitir casi todas sus cotizaciones.

“Este software nos funciona porque automatiza muchas de las tareas de cotización. Sin embargo, preparar una cotización no solo tiene que ser muy rápido, sino que también debe ser un proceso razonablemente preciso”, dice McQuaide.

Según Ray, la cotización de Paperless Parts es un método simplificado para “empacar” la cotización en línea con el fin de generarla en un formato atractivo y personalizado. De esta manera, se puede enviar por correo electrónico una cotización detallada en muy poco tiempo. Ray manifiesta que los usuarios actuales de taller, incluido C&M, con frecuencia reciben pedidos de clientes, en menos de dos horas, utilizando el sistema integrado de pedidos en línea.

Para obtener una cotización precisa y rápidamente, Ray explica que su compañía ha desarrollado un “motor de fijación de precios inteligente” diseñado para interpretar un modelo CAD y aplicar variables de costo en una plantilla configurada por el taller para reflejar sus capacidades y limitaciones. Este motor, dice, combina algoritmos basados ​​en la geometría de la parte, así como el conocimiento de los estimadores más experimentados del taller. Las fórmulas adicionales proporcionan cifras para opciones aceleradas que consideran el impacto de los plazos de entrega en la programación y la capacidad general del taller.

Fantozzi está de acuerdo en que generar cifras para el servicio acelerado es una innovación útil. “Podemos transmitir el valor de nuestro tiempo de producción a los clientes comunicándoles opciones claras y sin ambigüedades para un servicio acelerado. De esa manera, si el cliente necesita adelantar una fecha de entrega, no hay duda sobre un recargo que se puede agregar”, dice.

“Tal vez es porque estábamos satisfechos con los resultados de nuestra transición a las cotizaciones automáticas que empezamos a querer más”, dice McQuaide. Él y Fantozzi estaban compilando una lista de capacidades digitales que podrían mejorar o complementar el nuevo software. La atención se centró en la comunicación, como la automatización de la recopilación de información de fuentes dentro de la empresa. “Todavía estábamos dando demasiados pasos y demasiadas visitas a personas en varios departamentos, dice Fantozzi.

El comienzo de la conversación

Ray, quien había realizado una serie de visitas personalmente a C&M durante el registro e instalación del sistema Paperless Parts, pronto entró en la conversación sobre esta creciente lista de deseos. “Escuchar a los clientes es una excelente manera de aprender, y aprendimos mucho de C&M”, dice Ray. “El equipo de desarrollo de Paperless Parts y yo rápidamente reconocimos que este taller estaba pidiendo capacidades que podíamos proporcionar al desarrollar las herramientas de comunicación digital en las que ya se basaba nuestro sistema de cotización”.

Ray dice que este nuevo conjunto de herramientas de comunicación se basa en tres conceptos clave. “Tiene que proporcionar un medio para gestionar todas las conversaciones que quienes estiman y presupuestan deben tener para obtener la información que necesitan. La forma de gestionar estas conversaciones es hacer que puedan guardarse, compartir y buscar. Ese es un concepto clave”.

Ray continúa: “El segundo concepto es que las herramientas tienen que mantener un contexto coherente y consistente para estas conversaciones, basado en un consenso creciente de la mejor manera de hacer la parte. Esto implica lo que llamamos un paquete de datos técnicos como un depósito de información digitalizada con acceso controlable a la red. Finalmente, las herramientas tienen que proteger la seguridad y la integridad de los datos de la parte, al permitir solamente la distribución de la información necesaria para quienes acceden a ella, ya sea dentro o fuera del taller”.

Llamar a este conjunto de herramientas de comunicación con el nombre de “Collaboration” es apropiado, dice Ray, porque esencialmente es un método en línea para hacer sesiones de chat entre las personas que necesitan participar en el proceso de recopilación de información requerido para emitir una cotización. “Es un poco como la mensajería instantánea con capacidades adaptadas a las necesidades de los fabricantes por contrato”. Él explica que el sistema les permite a los usuarios adjuntar, incrustar o vincular a los elementos visuales que necesitan revisión. Estos incluyen modelos CAD en 3D o partes seleccionadas de estos modelos (se incluye un visor 3D universal en el sistema), bocetos 2D, fragmentos de catálogos de herramientas de corte o elementos de fijación y otras imágenes digitales. Al visualizar, los usuarios pueden seleccionar, resaltar y anotar características específicas o llamadas dimensionales para atención especial. Girar, ampliar o seccionar los modelos 3D facilita la visualización y comprensión para reducir las posibilidades de malas interpretaciones o detalles pasados ​​por alto. También se pueden configurar alertas y recordatorios para seguimientos que fomenten respuestas oportunas a las consultas.

“Lo importante es que este diálogo, el intercambio de ideas de ida y vuelta, respuestas a preguntas o comentarios generales, se capture y guarde como un hilo de tema en el correo electrónico. Los mensajes en Collaboration se pueden copiar y reenviar. Se pueden buscar por tema, fecha, nombre del remitente o destinatario”, dice. “También hemos desarrollado un medio para asociar digitalmente todas las sesiones de chat relacionadas en un directorio en la red del taller. Toda la información digital sobre la parte que se cotiza puede almacenarse y hacerse accesible en este paquete de datos técnicos, como lo llamamos”, dice Ray. Esto, continúa, crea el contexto del cual se puede derivar una cotización completa y precisa porque destila el mejor pensamiento colectivo y el juicio más experimentado sobre la capacidad del taller para hacer una parte específica.

El acceso a los contenidos del paquete de datos técnicos está controlado, señala Ray. Las contraseñas y los múltiples niveles de autorización mantienen seguros los datos del taller y del cliente. Se pueden configurar canales discretos para compartir información digital con terceros fuera de la empresa para que puedan participar en las conversaciones con la misma facilidad que los que están dentro, pero sin comprometer la integridad de los datos protegidos o la red interna. Él dice que esto permite que el taller comparta solo la información necesaria para la revisión por parte de los subcontratistas, y señala que el sistema cumple con ITAR/NIST.

Usando las capacidades de etiquetado (tagging) de características, se puede resaltar y llamar una característica específica o un grupo de características para facilitar la comprensión en la conversación. Por ejemplo, los orificios taladrados que se deben enmascarar para el plateado se pueden etiquetar para que un subcontratista pueda determinar el costo del servicio que se incluirá en la cotización sin riesgo de perder la característica en el plano 2D. Esto reduce los errores causados ​​por la falta de comunicación, dice Ray.

La implementación en C&M de la aplicación Collaboration de Paperless Parts tiene múltiples beneficios, como Fantozzi y su colega McQuaide, enumeran a partir de sus experiencias. Uno, obviamente, es que se camina y habla menos para poder recopilar la información, ahorrando así tiempo y energía de muchos empleados en toda la empresa. Otro beneficio es la obtención de mejores respuestas a preguntas críticas. Ver el modelo de parte, por ejemplo, les ayuda a los programadores a detectar características para las cuales será difícil o imposible crear un patrón de herramienta o mantener tolerancias cuando se mecanizan. Los problemas de separación de las herramientas se pueden detectar y evitar más fácilmente. La necesidad de herramientas especiales se puede verificar como “sí” o “no”. Los problemas de fijación se pueden anticipar y resolver.

Este punto lleva a otro beneficio importante en su lista: menos cotizaciones “malas” que se convierten en dolores de cabeza, asesinas de programas o generadoras de pérdidas cuando el trabajo llega al taller (las cotizaciones que no son óptimas son una de las principales causas de pérdida de ganancias, por parafrasear los comentarios más usados sobre este punto que podrían escucharse en C&M). Del mismo modo, evitar las acusaciones o recriminaciones contribuye en gran medida a mantener la moral de la empresa.

Otro beneficio es menos posibilidades de que las lecciones aprendidas durante la ejecución del trabajo se pierdan o se pasen por alto si se recibe un pedido repetido. Los comentarios, sugerencias y recomendaciones se pueden publicar en Collaboration en cualquier momento durante el ciclo de cotización y producción.

¿Qué sigue?

El nuevo sistema de cotizaciones y herramientas de comunicación relacionadas están permitiéndole a C&M hacer frente a los desafíos y oportunidades emergentes, dice Villemaire. Uno de estos desafíos es la tendencia entre los clientes de solicitar cotizaciones de partes que son cada vez más complejas. Él atribuye esta tendencia, en cierta medida, a los esfuerzos del taller por ofrecer más procesos de manufactura que agreguen valor a la pieza del cliente. Las operaciones de fresado con herramental vivo en múltiples torretas, por ejemplo, representan una buena porción de esta creciente complejidad. El marcado láser, el setup, la limpieza especial y otros pasos adicionales motivan esta situación.

“Esta tendencia ha estado haciendo que nuestro enfoque anterior para cotizar sea menos factible y más problemático, mientras que hoy podemos procurar estos trabajos de manera más agresiva y con mayor confianza porque podemos hacer coincidir tranquilamente nuestras capacidades con las demandas de esta complejidad cuando preparamos la cotización”, dice.

Quizás el desarrollo más importante a futuro, que ha recibido un impulso con el nuevo sistema de cotización y de las herramientas de comunicación, es el cambio propuesto por la compañía a una semana laboral de 10 horas por día, cuatro días. Según Villemaire, este concepto ha estado bajo consideración durante varios años en C&M. Uno de los factores para tomar esta decisión es el hecho de que el turno de día extendido les permitirá a los operarios ejecutar trabajos durante más tiempo después de la configuración inicial o las rutinas de arranque matutinas. Él dice que con la semana actual convencional de cinco días y ocho horas por día, los procedimientos de inicio y configuración deben repetirse con mayor frecuencia en comparación con el horario de trabajo propuesto. ¿Qué pasaría si, después de probado el software de cotización y el sistema ERP, indica que las ventajas de la semana de cuatro días son significativas en términos de ahorro de costos y tiempo?

Villemaire afirma que los empleados de C&M han manifestado un entusiasmo considerable por este cambio propuesto en la semana laboral. Lo valoran porque consideran que hay un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida familiar, crea más tiempo en familia durante el fin de semana extendido y hace que el viernes sea un momento más lógico y menos intrusivo para las horas extras inevitables que deben programarse.

Sin embargo, tal como está, Villemaire resume el impacto actual de las cotizaciones más rápidas y precisas y una comunicación más fluida en el taller: “Estamos ganando más empleos. Tenemos menos fricción entre los departamentos. Los ingresos de la compañía están en alza”.